Utilisation des infrastructures

Imputation des coûts relatifs à l’utilisation des infrastructures internes des hautes écoles.

Situation

Les infrastructures centrales occupent une place de plus en plus importante dans la recherche. Le FNS souhaite permettre aux bénéficiaires de subsides d’utiliser les infrastructures nécessaires pour mener à bien leurs projets. Le règlement des subsides du FNS autorise toutefois uniquement que les "coûts directs pour l’utilisation d’infrastructures liés à la réalisation du projet de recherche" (art. 28 RS) soient imputés aux subsides.

Les articles 2.12 (frais d'exploitation : temps de traitement et données) et 2.15 (coûts directs pour l'utilisation d'infrastructures) du règlement d'exécution général relatif au RS stipulent par ailleurs que les "postes de coûts faisant partie descoûts généraux liés à la maintenance et à l'entretien des infrastructures" ne peuvent pas être mis à la charge du subside FNS.

Afin de faire une distinction entre coûts imputables et non imputables, les infrastructures de recherche établissant des factures pour leurs prestations doivent détailler la composition des coûts imputés aux projets de recherche depuis le 01.01.2017. A partir du 01.01.2019, tous les rapports financiers soumis au FNS doivent indiquer la structure des coûts facturés par les infrastructures de recherche, idéalement dans la facture même ou sous la forme d'une annexe à celle-ci (cf. lettre du 30.11.2018 (PDF)). La facture doit mentionner le nom de l'infrastructure de recherche utilisée et la prestation fournie.

Définition des infrastructures

Au sens défini par le règlement des subsides du FNS, les infrastructures sont des unités internes à une institution de recherche qui fournissent des prestations de services nécessaires à la réalisation d’un projet de recherche mais ne relevant pas de l’équipement de base et du fonctionnement habituel d’un établissement académique. Sont considérées relever du fonctionnement habituel les prestations de services dans les domaines de l’administration, du transfert de technologie, de l’interface avec les commissions d’éthique, des services informatiques généraux, de la communication, des ressources humaines, de la finance, de la gestion immobilière, du matériel et des services logistiques, etc. Les coûts pour de telles prestations ne peuvent pas être imputés aux subsides du FNS.

Catégories de coûts

La plausibilité des tarifs jointe à la facture répartissent les coûts en fonction des catégories suivantes.

Remarques

Coûts directs pour l’utilisation d’infrastructures liée au projet (imputables)

Salaires et charges sociales du personnel technique

Pour les prestations qui sont fournies pour l’utilisation de l’infrastructure et qui sont directement liées au traitement de l’objet de la recherche

Consommables

Produits chimiques

Coûts énergétiques

Uniquement en cas de coûts énergétiques variables dépassant significativement le niveau habituel

Coûts d’acquisition des appareils avec une durée d’utilisation ≤ 4 ans

Uniquement lorsque ceux-ci ont pu être acquis dans le cadre de subsides du FNS (≤ 50 000 francs par projet FNS)

Autres coûts directs d’utilisation

Ces coûts doivent être justifiés de manière détaillée.

Coûts directs liés à la mise à disposition des infrastructures (non imputables)

Salaires et charges sociales du personnel technique pour entretenir les équipements

Contrats de maintenance, frais de réparation

Amortissement des appareils de recherche

Autres coûts directement liés aux infrastructures

Coûts indirects (non imputables)

Frais d’administration et de gestion

Frais d’entretien de l’installation

Autres frais généraux

Autres frais comptables et overhead

Petits appareils d’une durée d’utilisation ≤ 4 ans

Il existe des petits appareils d’une durée d’utilisation inférieure à quatre ans qui sont gérés de manière centralisée mais utilisés pour un projet de recherche spécifique. Compte tenu de leur durée d’utilisation limitée, ils sont classés entre les consommables et les équipements. Si l’acquisition de ces petits appareils peut avoir lieu également dans le cadre de subsides individuels financés par le FNS (jusqu’à max. 50 000 francs), les coûts de ces appareils peuvent alors être imputés aux subsides du FNS par le service de gestion des infrastructures comme coûts d’utilisation liés au projet. Les nœuds de calcul des centres informatiques hautes performances sont un exemple de ces petits appareils.

Distinction des coûts salariaux pour l’utilisation et la mise à disposition

Dans de nombreux cas, l’utilisation d'appareils liée au projet (imputable) ainsi que leur entretien et leur administration générale (tous deux non imputables) relèvent des mêmes personnes. Dans de telles situations, la personne responsable de l’infrastructure en question procède à une répartition des coûts salariaux entre ces trois catégories. Le FNS peut vérifier la plausibilité de cette répartition en comparant des prestations similaires dans différentes hautes écoles.

Ateliers et élevages d’animaux

Les ateliers et élevages d’animaux peuvent uniquement facturer des prestations directement liées au projet de recherche. L’élevage et la reproduction des souches habituelles d’animaux de laboratoire, qui sont indépendants des expérimentations menées, sont en particulier considérés comme relevant du fonctionnement habituel et, par conséquent, comme non imputables.

Hôpitaux universitaires

Les réglementations s'appliquent aussi aux infrastructures des hôpitaux universitaires utilisées pour des projets de recherche. Les infrastructures hospitalières qui ne sont manifestement pas (partiellement) financées par des subsides visant la recherche et l'enseignement sont exemptées de l'obligation de contrôle de plausibilité. Ces prestataires sont autorisés à facturer aux projets de recherche les tarifs habituels.