Data Management Plan (DMP) - Directives pour les chercheuses et chercheurs

1. Introduction

Gérer et partager les données de la recherche d'une manière aussi ouverte que possible relève des principes de la bonne pratique scientifique. Le FNS adhère à ces principes dans le règlement des subsides (PDF) qui stipule que"[…] les bénéficiaires de subsides s'engagent à ce que les résultats de recherche soutenus par des ressources du FNS soient rendus accessibles au public de manière appropriée, […]"(article 47). Le FNS précise également ses attentes vis-à-vis des scientifiques encouragés dans sa déclaration de principe sur le libre accès aux données de la recherche. Pour mettre en œuvre ces principes, le FNS privilégie une approche "bottom-up". Il fournit des directives relatives aux bonnes pratiques et permet à chaque communauté scientifique de définir et d'appliquer ses propres standards avec une grande flexibilité. La façon la plus pertinente de gérer et de partager des données dépend en effet étroitement du domaine de recherche concerné.

Le but d'un plan de gestion des données (DMP) est de planifier le cycle de vie des données. Il offre une perspective à long terme en définissant de quelle manière les données seront générées, collectées, documentées, partagées et préservées. Le FNS met à la disposition des chercheuses et chercheurs un formulaire type afin de compléter leur plan de gestion des données. Le DMP de chaque projet dépend de standards et pratiques spécifiques à la discipline et peut dès lors différer dans son contenu.

L’ensemble des données recueillies et générées durant les travaux de recherche sur lesquelles se basent les publications doivent être partagées, pour autant qu'aucune clause juridique, éthique, de propriété intellectuelle ou autre ne s'y oppose. Ces données doivent être rendues accessibles aussi rapidement que possible, mais au plus tard au moment de la publication scientifique correspondante, et doivent être archivées dans des dépôts de données (data repositories) scientifiques reconnus qui satisfont aux principes de données FAIR (RE, 11.8). Les données peuvent être brutes ou traitées selon l'étude réalisée et la discipline concernée. Les sets de données doivent toujours être soigneusement documentés au moyen des métadonnées associées, de manière à ce que d'autres chercheuses et chercheurs comprennent comment et dans quelles conditions les données ont été collectées et comment elles peuvent être réutilisées. Lorsque la réutilisation des données exige des outils spécifiques, il doit en être fait état et ces outils doivent si possible être mis à disposition. Les données et la documentation (métadonnées, code, etc.) fournies doivent dans tous les cas être suffisamment précises pour permettre leur réutilisation. Cela s'applique également aux logiciels. Dans le cas où ces exigences ne peuvent pas être remplies, les chercheuses et les chercheurs sont prié-e-s d'en donner les raisons dans leur DMP.

Partage des données – meilleures pratiques

Afin de faciliter la découverte, l'accès, la réutilisation et la citation des données de la recherche, il est important que leur publication réponde à un ensemble de bonnes pratiques clairement définies et largement applicables. Les principes FAIR1 définissent différentes qualités dont devrait être doté un set de données pour que celui-ci puisse être trouvé et qu'il soit accessible, interopérable et réutilisable (voir Explanation of the FAIR Data Principles (PDF), document en anglais). Conformément aux principes FAIR, le FNS attend des chercheuses et chercheurs que les données produites au cours de leurs travaux de recherche soient archivées dans des banques de données numériques en libre accès. Il est important de souligner que les principes FAIR n'exigent pas que les scientifiques partagent toutes leurs données sans exception. Ils recommandent que les données de la recherche soient partagées à des fins de réutilisation dans le cadre d'une procédure standard de sorte qu'humains et systèmes informatiques puissent facilement les trouver, les interpréter et les utiliser dans des conditions clairement définies. Les principes FAIR ont été adoptés par un nombre croissant d'organisations d'encouragement de la recherche (p. ex. Horizon Europe, NIH, FWF, Swedish Research Council).

1Wilkinson, M. D. et al. The FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship. Sci. Data 3:160018 doi: 10.1038/sdata.2016.18 (2016)

2. Le plan de gestion des données du FNS

Afin de mettre en œuvre sa politique en matière de libre accès aux données de la recherche (Open Research Data ou ORD), le FNS requiert un DMP pour les projets approuvés. Celui-ci doit fournir des informations sur le cycle de vie des données. Afin de tenir compte des pratiques de gestion des données propres à chaque discipline, le FNS a uniquement défini des standards minimaux relatifs à la structure et au contenu de ces informations.

2.1. Comment soumettre un DMP

Pour les projets approuvés, les bénéficiaires de subside reçoivent une invitation à soumettre leur DMP sur la plateforme mySNF. Le DMP doit être rédigé dans la même langue que le plan de recherche. La soumission d’un DMP est une condition pour le déblocage des fonds.

Le contenu du DMP est divisé en quatre rubriques : (1) collecte et documentation des données, (2) aspects éthiques, juridiques et sécuritaires, (3) archivage et préservation des données, et (4) partage et réutilisation des données. Des sous-questions et des textes explicatifs consultables en ligne aideront les chercheuses et les chercheurs à compléter ce formulaire (voir détails (PDF)). Les "questions à prendre en considération" peuvent vous servir d’aide pour compléter le formulaire. Les bénéficiaires de subside soumettent un DMP plausible et qui correspond aux besoins de leur projet et à ceux de leur communauté de recherche. Les déclarations manquantes ou inexactes doivent être ajoutées/révisées au plus tard avant le versement de la deuxième tranche de paiement. Un DMP final et mis-à-jour doit être fourni lors de l'achèvement du projet de recherche.

Certains projets de recherche ne produisent pas de données, ni n'exigent la réutilisation de données. Dans ce cas, les bénéficiaires de subsides n'auront pas à remplir entièrement le formulaire du DMP. Il leur sera néanmoins demandé d'indiquer pour quelles raisons ils/elles n'envisagent pas de produire ou de réutiliser des données dans le cadre des recherches proposées.

Certaines données ne peuvent pas être partagées parce que les bénéficiaires de subsides sont liés par des clauses juridiques, éthiques, de confidentialité ou concernant les droits d'auteur. Il leur sera néanmoins demandé de justifier ces contraintes spécifiques.

Si le projet est financé dans le cadre (i) de la procédure Lead Agency ou Weave auprès d’une organisation partenaire étrangère qui fait office de Lead Agency, ii) d'un appel ERA-NET ou iii) d’un European Partnership, le DMP doit couvrir les données de recherche qui sont collectées, observées, générées ou utilisées dans la partie suisse du projet et doit être conforme à la politique Open Research Data du FNS.

2.2. Évaluation du DMP

Le DMP est une condition nécessaire au déblocage des subsides et il est examiné par le Secrétariat du FNS. Les déclarations manquantes ou inexactes doivent être ajoutées/révisées au plus tard avant le versement de la deuxième tranche de paiement. Dans un tel cas, une « tâche » indiquant de réviser les sections concernées est envoyée aux bénéficiaires de subside via la plateforme mySNF.

2.3. Gestion du cycle de vie

Le DMP demeure modifiable durant toute la durée de vie du subside. Son contenu peut être adapté au fur et à mesure de l'évolution du projet.

Les chercheuses et chercheurs seront dans tous les cas invités à mettre à jour leur DMP à la fin du subside. Dans cette version finale, le FNS s'attend à ce que la gestion des données collectées, générées ou observées au cours du projet soit décrite de manière concluante. Cette version mise à jour sera examinée en même temps que le rapport scientifique final. Le Secrétariat du FNS se réserve le droit de demander des informations additionnelles et/ou des modifications relativement au contenu du DMP final.

3. Exemples de plans de gestion des données

Les DMP revêtent un caractère très individuel. Ils peuvent prendre différentes formes et être structurés de différentes façons. Les exemples fournis par le Digital Curation Centre (Royaume-Uni) reflètent cette diversité.

4. Coûts éligibles

Le FNS reconnaît que le partage des données de la recherche est coûteux en temps et argent. Dès lors, les coûts de préparation des données en vue de l'archivage, de même que les coûts d'archivage proprement dit, sont considérés comme éligibles, à condition que les dépôts de données soient conformes aux principes de données FAIR et n'aient pas de vocation commerciale (RE 2.13). Toutefois, le FNS contribue à ces frais d’archivage uniquement sur la base d’un paiement unique lors du dépôt des données. Tout frais ultérieur n’est pas pris en charge par le FNS. Le FNS verse jusqu'à 10'000 CHF pour de telles activités. Les frais doivent être pris en considération lors de la remise de la requête. Ils ne peuvent pas faire l'objet d'une demande de subside complémentaire.

5. Exemples de banques de données non commerciales satisfaisant aux principes FAIR

Exiger que les principes FAIR soient appliqués dans les moindres détails apparaît ambitieux. Trouver la banque de données "parfaite" disposant de toutes les caractéristiques nécessaires pour accueillir des données FAIR constitue également un défi en soi. Afin de faciliter la transition vers des données FAIR, le FNS a décidé de définir un ensemble de critères minimaux que les banques de données doivent remplir afin de se conformer aux principes FAIR (voir checklists ci-dessous).

Quatre banques de données qui acceptent les sets de données issus de différents domaines de recherche et satisfont aux exigences du FNS sont présentées ici (PDF) (document en anglais). Il est naturellement possible d'archiver des données de recherche dans d'autres banques (spécifiques à certaines disciplines). Si les chercheuses et chercheurs le souhaitent, ils peuvent procéder comme indiqué ci-dessous afin de s'assurer que la banque de données choisie est conforme aux exigences du FNS.

5.1. Checklist pour identifier des banques de données satisfaisant aux principes FAIR

Vérifiez si la banque de données est compatible avec les principes FAIR. La réponse à chacune des questions suivantes doit être affirmative (voir exemples (PDF), document en anglais).

Des identifiants uniques et durables (DOI p. ex.) sont-ils globalement attribués aux sets de données (ou idéalement aux fichiers composant ce set)?
La banque de données permet-elle de charger les métadonnées intrinsèques (p. ex. nom de l'auteur, contenu du set de données, publications associées, etc.) et celles définies par la personne soumettant les données (p. ex. définition des variables, etc.)?
La licence (CC0, CC BY, etc.) sous laquelle les données seront accessibles est-elle clairement mentionnée ou l'utilisateur peut-il télécharger/choisir une licence?
Les citations et les métadonnées sont-elles toujours accessibles publiquement (même dans le cas de sets de données à accès restreint)?
La banque de données fournit-elle un formulaire de soumission demandant que les métadonnées intrinsèques respectent un format spécifique (afin d'assurer leur utilisation automatique/interopérabilité)?
La banque de données dispose-t-elle d'un plan de préservation à long terme des données archivées?

5.2. Checklist pour identifier des banques de données non commerciales

Le site re3data.org (en anglais) recense la plupart des banques de données.

Sous l'onglet "Institutions", vérifiez si une entité commerciale est impliquée au titre de la responsabilité "general" ou "technical" (catégories "Type of institution" et "Type(s) of responsibility").
Si la réponse est négative, le FNS considère que la banque de donnée est non commerciale [il est accepté qu'une entité commerciale assure un financement (funding) ou un parrainage (sponsoring)].
Dans l'affirmative, le FNS considère que la solution envisagée constitue une banque de données commerciale (voirdétails (PDF), document en anglais).

Si la banque de données n'apparaît pas sur le site www.re3data.org, contactez la banque de données afin de clarifier ce point. Merci de suggérer également que la banque de donnée soit intégrée au site www.re3data.org.