Règlement d’exécution général relatif au règlement des subsides

1 Une requête ne peut être déposée que lorsqu’il existe un engagement au sens juridique du terme, dans un établissement de recherche autorisé, à raison d’un taux d’activité d’au moins 50 %.

2 Les autres relations entretenues avec un établissement de recherche, qu’il s’agisse de personnes engagés avec un taux d’occupation inférieur à 50%, de chargés de cours, de professeurs titulaires ou d’autres titres, de relations entretenues dans le cadre de coopérations ou d’invitations ne permettent pas en tant que telles le dépôt d’une requête lorsqu’il n’existe pas simultanément d’engagement au sens de l’alinéa 1.

II. Constellations institutionnelles

1.6 Institutions dotées d'une assise internationale

1 Lorsqu'il existe un engagement au sein d'une institution dotée d'une assise internationale, le dépôt d'une requête exige que

le siège de l'institution soit situé en Suisse ou, si son siège principal est situé à l'étranger, que la personne requérante soit engagée dans une filiale de l'institution juridiquement autonome et sise en Suisse ;
les chercheuses et les chercheurs soient subordonnés au droit suisse pour toute la durée du projet de recherche en ce qui concerne leurs conditions de travail et leur régime d'assurances sociales et ;
que l'institution ou sa filiale suisse juridiquement autonome dispose d'un financement de base majoritaire suisse (fonds publics de la Suisse).

1.7 Recherches effectuées à l'étranger

1 Lorsque les activités de recherche sont partiellement ou entièrement effectuées à l'étranger, le dépôt d'une requête exige que

les chercheuses et les chercheurs soient engagés selon le droit suisse pour un volume de travail d'au moins 50% dans une institution suisse pour toute la durée du projet de recherche ;
le projet de recherche soit géré en Suisse ;
la personne requérante à qui sont adressées les communications dispose d'une adresse de notification suisse sous réserve du chiffre 1.14 et ;
qu'aucune incompatibilité avec les principes d'encouragement du FNS n'existe au niveau institutionnel, notamment en ce qui concerne les buts non commerciaux et l'indépendance de la recherche.

2 Le FNS peut exiger des requérant·es qu’ils remplissent des conditions supplémentaires afférentes au lieu de recherche sis à l’étranger et notamment qu’ils fournissent la preuve du respect des standards techniques, juridiques et éthiques en vigueur en Suisse, en particulier en matière de recherche soumise à autorisation.

1.8 Coopérations, financements ou cofinancements

1 Le fait qu'une institution de recherche sise à l'étranger soit financée ou cofinancée par des fonds mis à disposition par la Suisse n'autorise pas les chercheuses et les chercheurs qui y sont engagés à déposer une requête auprès du FNS.

2 À l’inverse, si une institution sise en Suisse est financée ou cofinancée par des fonds mis à disposition par l’étranger, cette coopération n’autorise pas les chercheuses et les chercheurs engagés à l’étranger à déposer une requête auprès du FNS.

1.9 Accords contractuels

(Art. 10, al. 5 et 6 du règlement des subsides)

Les chercheuses et les chercheurs exerçant leur activité à l'étranger qui sont autorisés à déposer une requête auprès du FNS en raison d'un accord contractuel passé par le pays concerné avec la Suisse ou avec le FNS disposent des mêmes droits et sont soumis aux mêmes obligations que les chercheuses et les chercheurs exerçant leur activité en Suisse.

III Qualification scientifique et autres conditions d'admission

1.10 Doctorat et expérience scientifique comparable

1 Si l'admission à soumettre des requêtes s'appuie sur l'obtention du doctorat, la date retenue est celle de la soutenance ou de l'acceptation officielle de la thèse.

2 Pour justifier une expérience scientifique comparable, les requérant·es non titulaires d’un doctorat doivent en général apporter la preuve qu’une activité scientifique a été exercée à titre principal pendant une durée minimale de trois ans après l’obtention du diplôme universitaire.

1.11 Prolongation du délai d'admission à soumettre une requête

(Art. 10, al. 5 et 6 du règlement des subsides)

1 Si l’admission à soumettre une requête est limitée par un délai défini, celui-ci peut être prolongé sur demande de la personne requérante.

2 La personne requérante doit exposer au FNS les motifs de la prolongation demandée. La maternité (conformément à l’alinéa 4) et les motifs suivants sont notamment reconnus comme des causes d’empêchement :

congé de paternité, congé « autre parent », congé d’adoption ou congé parental ; ⁵
incapacité de travail due à une maladie ou un accident ;
devoir d’assistance ;
services à la communauté, notamment service militaire ou civil ;
formation continue liée à l'activité scientifique, notamment stage ou activité clinique ;
activités préparatoires en lien avec la thèse, par exemple participation à des cours d’une école doctorale. ⁶

3 Sont prises en compte les semaines durant lesquelles l'activité de recherche était interrompue, réduite ou n'a pas pu être augmentée pour des raisons évoquées à l'alinéa 2. C'est la différence en pourcentage entre le taux d'occupation effectif et un 100 % qui est déterminante. En cas d'interruption de l'activité de recherche, les semaines concernées sont prises en compte à 100 % pour la prolongation.

4 En cas de maternité, la période est prolongée de 18 mois par enfant. ⁷S'il est prouvé que le retard dépasse 18 mois, cette période est prolongée en conséquence. L'alinéa 3 s'applique par analogie pour le calcul de prolongations supplémentaires.

IV. Rôles lors du dépôt de requête

1.12 Partenaires de projet

(Art. 11, al. 2 du règlement des subsides)

1 Les partenaires de projet et leur contribution au projet de recherche doivent être désignés dans la requête.

2 La contribution des partenaires de projet est examinée dans son ensemble dans le cadre de la procédure d’évaluation.

3 La participation des partenaires de projet est autorisée lorsque leur contribution est nécessaire au projet de recherche et n’a pas de but lucratif pour objet. Sont notamment autorisés les chercheuses et les chercheurs travaillant dans des hautes écoles, des institutions publiques et des organisations à but non lucratif. Les partenaires de projet travaillant dans des organisations à but lucratif sont autorisés dans la mesure où l’institution à but lucratif à laquelle ils sont rattachés ne retire aucun avantage financier direct de leur participation ou de leur contribution.

1.13 Incompatibilité du rôle de bénéficiaire de subsides et de celui de collaboratrice ou collaborateur d'un projet financé par le FNS

(Art. 11, al. 3 du règlement des subsides)

1 Lors de la soumission d’une requête, il faut noter que les bénéficiaires de subsides ne peuvent pas être simultanément engagés comme collaboratrices ou collaborateurs dans un projet financé par le FNS.

2 Le FNS n’entre pas en matière sur les requêtes qui prévoient des concomitances au sens de l’alinéa 1. Ceci vaut également lorsque la concomitance n’intervient que lors de la procédure de traitement des requêtes. Si la personne concernée met terme à la concomitance immédiatement après le dépôt de requête en se retirant du projet concerné, le FNS peut renoncer à sa non-entrée en matière.

3 Les collaboratrices et les collaborateurs dont le salaire est financé par le FNS peuvent également soumettre eux-mêmes une requête dans l’encouragement de carrière, avant que leur engagement financier n’arrive à expiration, s’ils mettent un terme, en cas d’autorisation de la requête, à leur statut de collaboratrice ou de collaborateur avant le début du projet.

V. Autres dispositions pour la soumission des requêtes

1.14 Adresse de notification suisse

1 Les requérant·es et les bénéficiaires de subsides doivent communiquer au FNS une adresse de notification suisse même si leur lieu de recherche et/ou leur domicile est situé à l’étranger.

2 Si la communication d’une adresse de notification suisse n’est pas possible, le FNS a le droit de délivrer ses notifications par courriel sans que cela affecte leur caractère contraignant. En cas de procédure de recours, un domicile de notification suisse doit néanmoins impérativement être désigné.

1.15 Dépôt électronique des requêtes et respect des échéances

1 Les prescriptions du système d’administration du FNS s’appliquent pour le dépôt électronique des requêtes et le respect des échéances. Les règles d’utilisation de mySNF se trouvent à l’annexe 1.

2 Une demande de subside est considérée comme déposée dans les délais impartis si elle parvient le dernier jour de l’échéance, ou à la date limite, à 17.00.00h heure suisse ⁸au FNS. Si le dernier jour de l’échéance ou la date limite sont un samedi, un dimanche ou un jour férié reconnu par la législation fédérale, l’échéance s’achève ou est reportée à 17.00.00h heure suisse ²du jour ouvrable suivant.

3 Le FNS peut, sur demande, traiter exceptionnellement une requête déposée après une date limite spécifique comme si elle lui avait été transmise dans les délais impartis lorsque

la personne requérante n’est pas responsable du retard et que ce dernier est intervenu pour des raisons importantes immédiatement avant l’échéance à respecter ;
la raison du retard est immédiatement notifiée au FNS ;
la requête est transmise dans les plus brefs délais après l’échéance fixée par le FNS et que
la raison du retard est dûment justifiée.

Sont considérées comme des raisons valables : pannes techniques de l’infrastructure du FNS, maladies aigües sévères ou accident de la personne requérante, accident/maladie/décès de proches.

1.15bis Plan de recherche ⁹

Le FNS n’entre pas en matière sur les requêtes qui ne satisfont pas aux dispositions du FNS en matière de forme et de longueur du plan de recherche.

1.15ter Curriculum vitae ¹⁰

1 Partie intégrante de la requête, le curriculum vitae doit être établi et fourni par l’ensemble des personnes requérantes ¹¹. Celui-ci comprend les cinq éléments suivants : (i) les formations et qualifications achevées et en cours, (ii) les emplois précédents et actuels, (iii) les travaux d’importance majeure, (iv) l’âge académique net ¹²et (v) un identifiant ORCID ¹³.

2 Les travaux d’importance majeure réalisés par les personnes requérantes sur l’ensemble de leur carrière scientifique peuvent être consignés dans une description comportant 4350 caractères au maximum. Les travaux décrits doivent être assortis de références à une sélection de dix contributions au maximum pour vérification.

3 L’âge académique net est exprimé en équivalent temps plein et indiqué en mois et années. Il correspond au temps que la personne requérante a effectivement consacré à la recherche depuis le doctorat ou une expérience de recherche comparable ¹⁴ou après l’examen d’Etat pour les requérant·es titulaires d’un diplôme en médecine.

La maternité (al. 4) et les motifs suivants sont notamment pris en compte dans le calcul de l’âge académique net :

a. congé de paternité, congé « autre parent », congé d’adoption ou congé parental ; ¹⁵

b. incapacité de travail due à une maladie ou un accident ;

c. devoir d’assistance ;

d. services à la communauté, notamment service militaire ou civil ;

e. formation continue, emplois non académiques, au cours desquels aucune activité de recherche n’a été exercée, ou activité clinique ;

f. activité à temps partiel ;

g. chômage.

4 En cas de maternité, les requérantes peuvent faire valoir, si elles le souhaitent, une période forfaitaire de 18 mois au maximum par enfant dans le calcul de l’âge académique net. S’il est prouvé que la période de prise en charge excède 18 mois, le temps supplémentaire peut également être pris en compte. Les mères peuvent ainsi déduire, pour chaque enfant, soit jusqu’à 18 mois, soit la durée effective de leur congé maternité, selon ce qui correspond le mieux à leur situation personnelle.

5 Le curriculum vitae doit être établi selon les directives du FNS et sur la base du modèle disponible en ligne sur le portail du FNS ¹⁶.

6 Le FNS n’entre pas en matière sur les requêtes qui ne satisfont pas aux directives susmentionnées.

1.16 Langue de la requête

(Art. 15 du règlement des subsides)

1 La partie scientifique de la requête des domaines scientifiques mentionnés ci-dessous doit être rédigée en langue anglaise pour autant que des instruments d'encouragement particuliers n'en disposent pas autrement:

mathématiques ;
sciences naturelles ;
sciences de l'ingénieur ;
biologie ;
médecine ;
psychologie ;
sciences économiques ;
sciences politiques.

2 Lorsque la requête est rédigée dans l’une des langues officielles, il est possible d’y adjoindre une traduction anglaise du plan de recherche.

3 En sciences politiques, il est possible sur demande et dans les cas justifiés, notamment lorsqu’il est préférable d’effectuer le travail dans une langue officielle en raison des particularités de l’objet de recherche, de déposer le plan de recherche dans une langue officielle. Cette demande doit être déposée avec la requête. Si elle n’est pas justifiée ou que la requête ne peut pas être expertisée en externe, le FNS accorde à la requérante ou au requérant un délai adéquat pour fournir une traduction anglaise du plan de recherche.

1.17 Intégrité scientifique

Les dispositions séparées édictées par le Conseil national de la recherche s'appliquent à la procédure relative aux fraudes scientifiques.¹⁷(http://www.snf.ch/SiteCollectionDocuments/ueb_org_fehlverh_gesuchstellende_f.pdf (PDF))

1.18 Conflits d'intérêts

(Art. 16 du règlement des subsides)

1 Afin d'éviter les conflits d'intérêts, la règle de bonnes pratiques qui s'applique de manière générale veut que les personnes entretenant des relations familiales ou d'autres liens de proximité, notamment lorsqu'il existe des rapports de dépendance ou de hiérarchie, ne collaborent pas au même projet scientifique. Le FNS respecte la politique de l'emploi de l'employeur concerné.

2 Les relations au sens de l’alinéa 1 doivent être signalées dans les requêtes. Les bonnes pratiques de gestion des conflits d’intérêts doivent être respectées durant toute la durée du projet de recherche autorisé.

3 Des courriers de confirmation, de référence et de soutien ou des documents similaires ne doivent pas être délivrés à des personnes proches au sens de l’alinéa 1. Si un tel document n’est pas remplacé par un document valable, le FNS n’entre pas en matière sur la requête.

1.19 Exclusion des subsides concomitants

(Art. 17 du règlement des subsides)

Le FNS n'entre pas en matière sur les requêtes lorsque leur autorisation engendrerait des subsides concomitants exclus au sens de l'article 17 du règlement des subsides ou d'autres dispositions du FNS.

1.20 Autres sources de financement

(Art. 18 du règlement des subsides)

1 Le FNS n'entre pas en matière sur les requêtes de projets de recherche qui sont déjà entièrement financés par des tiers.

2 Lorsque des requêtes sont parallèlement déposées auprès du FNS et de tiers, le FNS peut prendre en compte les fonds sollicités ou déjà alloués par d'autres sources.

2. Frais imputables

2.1 Principes

1 Les parts de frais du subside sollicité doivent être mentionnées dans la requête (budget).

2 Seul le remboursement des frais imputables dans le cadre de l'instrument d'encouragement concerné peut être sollicité.

3 Les dispositions et conditions définies pour les différentes catégories de frais doivent être respectées dans le budget soumis. Les frais doivent dans tous les cas satisfaire au principe de la proportionnalité et de l'efficience.

2.2 Détermination des subsides et réductions

1 Le budget soumis constitue la base sur laquelle se fonde la détermination des subsides.

2 Les frais non imputables sont biffés, les frais ou parts de frais non justifiés ou excessifs sont réduits.

3 Les frais sont considérés comme injustifiés ou excessifs lorsqu’ils ne se révèlent pas nécessaires d’un point de vue scientifique à l’atteinte des objectifs du projet de recherche sollicité et à la qualité de la recherche et/ou qu’ils sont budgétisés à la hausse de manière disproportionnés.

4 Des réductions peuvent également être opérées afin de prendre en compte de manière adaptée le fait que des projets de recherche scientifiquement ou temporellement concomitants ont été autorisés par le FNS ou par des tiers à une personne requérante.

5 Des réductions peuvent être opérées du fait de la qualité scientifique (résultat de l’évaluation de la requête).

6 Des réductions peuvent être opérées sous la forme d’une diminution globale ou en relation spécifique avec certains postes budgétaires.

7 ¹⁸

2.3 Budget global

1 Le FNS autorise un montant total pour le projet de recherche autorisé (budget global).

2 Le subside est divisé en tranches annuelles.

3 Lors de l’octroi, le FNS peut au cas par cas fixer des dispositions spécifiques s’appliquant au budget global.

2.4 Utilisation du budget, mutations

(Art. 28, al. 2, let. a du règlement des subsides)

1 Les bénéficiaires de subsides doivent utiliser le budget global conformément au plan de recherche autorisé.

2 Toute variation notable dans l’exécution du projet de recherche et/ou l’utilisation du subside autorisé doit faire l’objet d’une demande auprès du FNS et être dûment autorisée par ses soins.

3 Les dispositions relatives à l’occupation de collaboratrices et de collaborateurs et aux mutations de personnel s’appliquent de manière additionnelle à l’utilisation du budget relatif aux frais de personnel.

2.5 Salaires des collaboratrices et des collaborateurs

Si des collaboratrices ou des collaborateurs sont engagés et rémunérés par le biais des subsides autorisés par le FNS, les dispositions du chiffre 7 relatif à l'occupation des collaboratrices et collaborateurs (dispositions d'exécution relatives à l'art. 38 du règlement des subsides) s'appliquent.

2.6 Salaire des requérant-e-s

(Art. 28, al. 2, let. b du règlement des subsides)

Le salaire propre des requérant-e-s fait en règle générale uniquement partie des frais imputables dans le cadre des instruments d'encouragement de la carrière. À cet égard, les dispositions spécifiques de ces instruments d'encouragement s'appliquent.

2.7 Frais d'exploitation: principes

1 Les frais d'exploitation sont imputables lorsqu'ils sont directement liés au projet de recherche.

2 Les frais d’exploitation comprennent les frais de recherche de diverse nature, notamment les coûts liés aux consommables et les frais de déplacement ainsi que d’autres frais conformément aux dispositions mentionnées ci-après.

2.8 Frais d'exploitation: matériel de valeur durable, appareils

1 Les frais liés aux appareils et au matériel de valeur durable (nommés ci-après appareils) sont imputables jusqu’à concurrence de 100 000 francs ¹⁹lorsque les appareils revêtent une importance cruciale pour le projet de recherche et que leur acquisition a été spécifiquement réalisée à cette fin.

2 ²⁰

3 Les dispositions du chiffre 11.4 règlent la poursuite de l’utilisation des appareils financés ou cofinancés par le FNS.

4 Il ne peut être procédé à l’acquisition d’appareils et d’installations faisant partie de l’équipement de base et appartenant au fonctionnement habituel et aux standards d’une institution scientifique sur le compte du FNS. Sont notamment considérés comme tels :

l’équipement informatique standard, matériels et logiciels ;
les installations et appareils de laboratoire ;
d’autres installations et appareils présents de manière standard dans un institut ou un environnement de recherche pour le domaine de recherche correspondant.

2.9 Frais d'exploitation: voyages

1 Seuls peuvent être imputés à la charge du FNS les frais de voyage directement liés au projet de recherche.

2 Les voyages doivent en principe s’effectuer par le biais des transports publics.

3 Les voyages en avion peuvent être facturés en classe économique. Les bénéficiaires sont tenus de réserver des vols dont le rapport prix/prestations se révèle le plus avantageux. Les suppléments pour la classe affaire ne peuvent être pris en charge qu’exceptionnellement et dans des cas justifiés.

4 Les frais d’hébergement et de restauration peuvent être imputés conformément aux pratiques en vigueur pour les institutions des bénéficiaires de subsides. Les coûts pour hôtels et auberges de classe moyenne sont retenus comme valeur de référence maximale.

5 Pour les enfants à charge voyageant avec les bénéficiaires, il est possible de faire valoir, en plus des frais de voyage cités aux alinéas précédents, une contribution aux frais de garde selon les barèmes reconnus par le FNS. ²¹

2.10 Frais d’exploitation : dépenses des partenaires de projet et des sous-traitants ¹³

1 Les frais découlant des prestations exécutées par des partenaires de projet (art. 11, al. 2 du règlement des subsides) peuvent être imputés en fonction de leur contribution au projet de recherche et dans le respect des règles éditées par le FNS en matière de frais imputables.

2 Les salaires des partenaires de projet ne peuvent pas être imputés.

3 Les frais d’acquisition de prestations spécifiques nécessaires au projet auprès de fournisseurs externes (sous-traitants), sont imputables.

4 En règle générale, les frais globaux des prestations exécutées par des partenaires de projet et des sous-traitants ne représentent pas plus de 20 % de la totalité du subside. ¹⁴

2.11 Frais d'exploitation: dépenses de tiers: sous-traitance ¹⁵

2.12 Frais d'exploitation: temps de traitement et données

1 Les frais liés au temps de traitement ²⁵sont imputables.

2 Les frais liés à l’acquisition de données ou à l’accès à des données sont également imputables.

3 Les frais définis aux alinéas 1 et 2

doivent avoir spécifiquement été générés pour des prestations s’inscrivant dans le cadre du projet de recherche autorisé et ;
ne doivent comprendre aucune part de coûts découlant des frais généraux d’acquisition, d’amortissement, de maintenance, de réparation ou d’autres coûts indirects d’entretien des infrastructures. ²⁶

4 Les frais de stockage des données pendant la durée du projet ne sont imputables que si les quantités de données utilisées sont exceptionnellement importantes, dépassant les capacités habituelles de l’infrastructure de la haute école. ²⁷

2.13 Frais d'exploitation: frais de mise à disposition des données de recherche (Open Research Data) ²⁸

1 Les frais de mise à disposition des données de recherche collectées, observées ou générées grâce à des subsides du FNS, sont imputables aux conditions indiquées ci-après :

les données de recherche sont archivées dans des bases de données (data repositories) scientifiques reconnues, qui satisfont aux principes FAIR ²⁹et qui n'ont pas de vocation commerciale ; et
les frais se rapportent spécifiquement au traitement des données de recherche en vue de l'archivage et à l'archivage proprement dit dans des bases de données conformément à la lettre a.

2 Les frais imputés à un subside doivent concerner l'archivage de données qui ont un lien thématique avec la recherche financée par le FNS.

3 En règle générale, 10'000 francs au maximum peuvent être imputés par subside.

4 Les frais doivent déjà être pris en considération lors de la remise de la requête. ³⁰

2.14 Frais d'exploitation: frais de fonctionnement

(Art. 28, al. 2, let. d du règlement des subsides)

1 Les frais des moyens informatiques, de la littérature scientifique, des instruments de travail et des objets qui relèvent de l’équipement de base et du fonctionnement normal d’une institution de recherche ainsi que les frais des traductions ne peuvent pas être imputés aux subsides du FNS. ³¹

2 Il en va de même des dépenses relatives aux photocopies, aux frais de port, aux communications téléphoniques, aux outils informatiques (matériel et infrastructure) et aux logiciels (par exemple licences, prestations d’assistance, abonnements). ³²

3 Les dépenses engagées pour le loyer, l’électricité, l’eau, les assurances (à l’exception des primes d’une assurance responsabilité civile liée à la recherche sur l’être humain)³³, les prestations de maintenance et d’entretien, les centres de service et les réparations ne font au demeurant pas partie des frais imputables.

2.15 Coûts directs pour l'utilisation d'infrastructures ³⁴

Les coûts pour l’utilisation d’infrastructures, qui sont en relation directe avec la réalisation du projet de recherche encouragé, sont imputables. Les parts de coûts découlant des frais généraux d’acquisition, d’amortissement, de maintenance, de réparation ou d’autres coûts indirects d'entretien des infrastructures ne le sont pas.

2.16 Frais pour des publications scientifiques en Open Access ³⁵

(Art. 28, al. 2, let. e du règlement des subsides)

Il est possible de faire valoir des subsides pour des publications en libre accès conformément au règlement relatif à l’encouragement des publications en libre accès (Open Access).

2.17 Réunions et ateliers

(Art. 28, al. 2, let. f du règlement des subsides)

1 Les frais d’organisation et de voyage relatifs à la réalisation de réunions et d’ateliers sont imputables dans le cadre des projets de recherche encouragés par le FNS.

2 Pour les enfants à charge participant au voyage, il est possible de faire valoir, en plus des frais de voyage visés au chiffre 2.9, un montant pour frais de garde conforme aux taux applicables par le FNS. ³⁶

2.18 Frais liés à des mesures favorisant la carrière : Flexibility Grants ³⁷

(Modifié par la décision du Conseil de la recherche du 15 août 2017, en vigueur à partir du 1er janvier 2018)

(Art. 28, al. 2, let. g du règlement des subsides)

1 Les frais inhérents aux mesures visant à concilier les charges d'assistance avec l'activité scientifique et la carrière académique sont imputables.

2 Les conditions préalables à l’octroi de telles mesures sont régies dans les dispositions de l’annexe 4.

2.19 Frais liés à des mesures favorisant la carrière: subside de mobilité

(Art. 28, al. 2, let. g du règlement des subsides)

1 Les frais inhérents aux séjours à l'étranger des doctorant-e-s qui sont engagés dans le cadre d'un projet de recherche encouragé par le FNS peuvent être imputés.

2 Les conditions préalables à l’octroi de tels subsides de mobilité sont régies dans les dispositions de l’annexe 5.

2.20 Frais liés à des mesures favorisant la carrière : Research Time pour clinicien·nes ³⁸

(Art. 28, al. 2, let. g du règlement des subsides)

1 Les frais engendrés par la décharge d'activités cliniques sont imputables dans le cadre de l'encouragement des projets de médecine.

2 Les conditions préalables pour l’imputation de ces frais sont régies dans les dispositions de l’annexe 6.

3 ³⁹

2.21 Frais pour mesures d'encouragement d'égalité des chances: subside égalité

(Art. 28, al. 2, let. h du règlement des subsides)

1 Les frais relatifs aux mesures visant à encourager l'égalité des chances dans le cadre des projets de recherche financés par le FNS sont imputables.

2 Les conditions préalables pour l’imputation des frais relatifs aux mesures visant à encourager l’égalité des chances sont régies dans les dispositions de l’annexe 7.

2.22 Autres frais imputables: frais de collaboration ⁴⁰

(Art. 28, al. 2, let. i du règlement des subsides)

2.23 Autres frais imputables: décharge d'enseignement ⁴¹

(Art. 28, al. 2, let. i du règlement des subsides)

1 Dans le cadre de l'encouragement de projets en sciences humaines et sociales, les frais résultant de décharges de cours sont imputables. La décharge doit profiter directement à la recherche financée.

2 Les conditions préalables pour l’imputation des tels frais sont régies dans les dispositions de l’annexe 8.

3 ⁴²

3. Recherche transfrontalière

3.1 International Co-Investigator Scheme

(Art. 9 du règlement des subsides)

1 Des projets de recherche, appelés à être réalisés conjointement avec des requérant·es sis à l’étranger, peuvent être soumis et autorisés dans le cadre de la procédure d’encouragement habituelle du FNS selon le principe International Co-Investigator Scheme. Les parties de projet de l’étranger sont alors cofinancés par le FNS. Les requérant·es de l’étranger doivent remplir par analogie les conditions définies par le FNS pour le dépôt de requêtes.

2 International Co-Investigator Scheme est possible dans les domaines et avec les pays avec lesquels le FNS a en règle générale conclu des accords réciproques. Les informations relatives aux pays concernés et aux conditions d’applicabilité peuvent être consultées sur le site web du FNS.

3 International Co-Investigator Scheme s’applique lorsque les conditions suivantes sont cumulativement réunies :

le projet ne peut pas être réalisé sans les autres requérant·es de l’étranger ;
la partie étrangère du projet apporte une plus-value significative tangible au projet total ;
la ou le requérant·e à qui sont adressées les communications vient de Suisse et la gestion globale du projet lui échoit et ;
la part du volume de financement à l’étranger ne dépasse pas 50%.

4 Dans l’évaluation, l’importance de la coopération transfrontalière dans les perspectives de succès du projet de recherche (plus-value) est un critère central. Le FNS peut demander aux organisations d’encouragement des pays participants de proposer des expert·es externes.

5 Les subsides International Co-Investigator Scheme autorisés indiquent la participation étrangère qui est versée en francs suisses auprès du service de gestion des subsides sis en Suisse, lequel la transmet au service responsable à l’étranger. Cette participation est calculée et payée, sans comprendre les coûts indirects, selon les coûts usuels dans les pays partenaires, notamment en ce qui concerne les salaires.

3.2 Procédure Lead Agency

(Art. 9 du règlement des subsides)

1 Les chercheuses et les chercheurs en Suisse qui souhaitent réaliser un projet de recherche transfrontalier peuvent déposer une requête selon la procédure Lead Agency.

2 La procédure Lead Agency est possible avec les pays où le FNS a conclu des accords généralement réciproques avec des organisations partenaires. Les informations relatives aux pays concernés peuvent être consultées sur le site web du FNS.

3 Les chercheuses et les chercheurs de ces pays et de Suisse peuvent déposer leur requête commune auprès d’une seule agence nationale dite Lead Agency.

4 La Lead Agency procède à l’évaluation du projet global selon sa propre procédure d’évaluation, sachant que l’organisation partenaire accepte la décision de la Lead Agency.

5 Si la requête reçoit une évaluation positive et qu’elle est approuvée, chaque organisation finance la partie du projet réalisée dans son propre pays.

3.3 Money follows researcher

(Art. 9 du règlement des subsides)

1 Le FNS autorise, sur demande, la poursuite d’un subside à l’étranger si les bénéficiaires transfèrent leurs engagements ou leurs recherches à l’étranger et souhaitent y poursuivre leurs recherches. Une demande détaillée et justifiée de continuation de projet selon la procédure Money follows researcher doit être déposée le plus tôt possible avant l’émigration à l’étranger auprès du FNS. Money follows researcher est en principe possible dans tous les pays.

2 Le FNS décide au cas par cas du transfert ou de la poursuite de l’utilisation des ressources du FNS à l’étranger. Une telle autorisation exige que les conditions nécessaires à la poursuite du projet de recherche sur le lieu de recherche étranger soient réunies.

3 Le FNS peut soumettre la procédure Money follows researcher à des conditions.

4 La part du subside du FNS restant à verser au moment de l’émigration à l’étranger peut continuer d’être gérée en Suisse ou être transmise à un service de gestion des subsides à l’étranger. Si le reste du subside est transféré à un service de gestion des subsides à l’étranger, un rapport financier intermédiaire doit être établi au moment du transfert.

5 Les bénéficiaires doivent continuer à remplir leur obligation d’information vis-à-vis du FNS jusqu’à ce que le projet de recherche encouragé par le FNS soit achevé.

3.4 Autres dispositions: collaboratrices et collaborateurs étrangers

Les requérant·es de Suisse peuvent prévoir de recourir à des chercheuses ou des chercheurs qui travaillent à l’étranger dans une institution en lien avec la Suisse, et qui remplissent par analogie les conditions définies pour les collaboratrices et collaborateurs à un projet de recherche du FNS.

4. Déblocage du subside, début et achèvement du projet

4.1 Déblocage des subsides, début du projet

(Art. 33 du règlement des subsides)

1 Les demandes de déblocage du subside et des tranches annuelles suivantes doivent être déposées par le biais de mySNF par les bénéficiaires à qui sont adressées les communications. La demande de déblocage doit spécifier le début (premier jour du mois) des travaux de recherche encouragés par le FNS (début du projet).

2 Le déblocage des subsides et le début du projet sont confirmés par écrit aux bénéficiaires à qui sont adressées les communications.

3 Les moyens alloués sont versés au service de gestion des subsides et exclusivement à l’attention des bénéficiaires à qui sont adressées les communications.

4.2 Subsides pour l'achèvement du projet

(Art. 36 du règlement des subsides)

1 Des subsides pour l'achèvement d'un projet doivent être sollicités auprès du FNS pendant la poursuite du projet de recherche. La demande doit être déposée dès qu'il apparaît que les moyens d'encouragement octroyés ne suffisent pas pour permettre l'achèvement du projet. La demande ne peut néanmoins pas être déposée avant que la dernière tranche du subside n'ait été versée.

2 Les bénéficiaires de subsides doivent

exposer les circonstances particulières et justifier en quoi le manque de financement n'était ni prévisible, ni susceptible d'être influencé,
apporter la preuve des mesures adoptées afin d'éviter l'insuffisance de financement et
spécifier les moyens qui font défaut pour achever le projet.

3 Les demandes justifiées doivent être soumises par voie électronique par le biais de mySNF.

4 Si un projet pour l’achèvement duquel des subsides ont été accordés est également prolongé, la ou le bénéficiaire peut déposer une nouvelle requête sans que les restrictions du FNS en matière de recherches concomitantes ne s’appliquent à la phase de prolongation.

5. Gestion générale des subsides, prolongation des subsides

5.1 Gestion des subsides: service de gestion des subsides

1 La gestion des subsides est en règle générale effectuée par le service de gestion des subsides compétent de l'institution de recherche des bénéficiaires.
2 Les services de gestion des subsides sont reconnus par le FNS lorsqu'ils offrent toute garantie pour la gestion correcte du subside et gèrent en moyenne au moins 20 subsides par an. La liste des services de gestion des subsides reconnus est mentionnée à l'annexe 9.
3 Si le subside ne peut exceptionnellement pas être géré par un service de gestion des subsides reconnu, la gestion est assurée par les bénéficiaires eux-mêmes ou par un autre service qui endosse cette fonction fiduciaire. Dans ces derniers cas, le FNS fixe contractuellement les obligations de gestion, de contrôle et de diligence. Les fonds versés doivent obligatoirement être gérés par l'intermédiaire d'un compte séparé uniquement dédié au subside.

5.2 Droits et obligations lors de la gestion des subsides

1 Les services de gestion des subsides exercent les fonctions de fiduciaire auprès des bénéficiaires. Les bénéficiaires de subsides endossent la responsabilité d'une utilisation des subsides conforme à l'octroi.
2 Les droits et les obligations des services de gestion reconnus sont régis selon l'alinéa 4 ainsi que par l'accord conclu entre ces derniers et le FNS (voir annexe 10) ou par l'accord individuel conforme au chiffre 5.1, alinéa 3 dans les autres cas.
3 Les bénéficiaires de subsides sont dans l'obligation de transmettre aux services de gestion des subsides toutes les informations ainsi que tous les documents et toutes les pièces justificatives nécessaires. Il leur incombe la responsabilité de soumettre à facturation uniquement des dépenses admissibles et conformes aux dispositions édictées par le FNS.

4 Les services de gestion des subsides doivent notamment remplir les obligations suivantes:

gérer les subsides ;
présenter des rapports financiers ;
contrôler si les bénéficiaires de subsides respectent les instructions du FNS quant à l'utilisation des subsides ;
contrôler les salaires, conditions d'engagement et charges sociales des collaboratrices et des collaborateurs rémunérés avec des subsides du FNS ;
adresser le plus tôt possible un avertissement aux bénéficiaires de subsides en cas d'irrégularité ou de violations des directives en les sommant de procéder aux corrections correspondantes ;
informer le plus tôt possible le FNS en cas de conflits et de violations graves des règles relatives à l'utilisation des subsides.

5.3 Modification du lieu de recherche et Money follows researcher

1 Si les bénéficiaires de subsides souhaitent poursuivre leur engagement ou leurs recherches dans un autre lieu, la modification du lieu de recherche doit être signalée suffisamment tôt avant le changement au FNS.

2 Le changement de lieu et le transfert du subside sont possibles (Money follows researcher), lorsque

les conditions nécessaires à la poursuite du projet de recherche sur le nouveau lieu de recherche sont réunies ;
un règlement existe pour les collaboratrices et les collaborateurs financés par le FNS ;
la gestion du subside est réglée.

3 Le FNS peut soumettre Money follows researcher à certaines conditions.
4 Lorsque les bénéficiaires de subsides émigrent à l'étranger, les dispositions relatives à la procédure Money follows Researcher s'appliquent conformément au chiffre 3.3.

5.4 Prolongation des subsides en faveur des carrières ⁴³

1 Après le début du projet, les subsides de l’encouragement de carrières ⁴⁴peuvent être prolongés sur demande et uniquement pour les motifs propres aux bénéficiaires énumérés ci-après. Sont pris en compte les retards qui durent au moins deux mois d’affilée pour les raisons suivantes :

congé de maternité, congé de paternité, congé « autre parent », congé parental ou congé d’adoption ; ⁴⁵
incapacité de travail suite à une maladie ou un accident ;
devoirs d’assistance ;
services à la communauté, notamment service militaire et service civil.

2 La prolongation dure au maximum une année.
3 Dans des cas exceptionnels et justifiés, le FNS peut accorder des prolongations sans incidence financière qui dépassent la durée d’une année.
4 Au cas où l’employeur poursuit le versement du salaire en raison de maternité, paternité, parentalité ⁴⁶, adoption, maladie, accident, service militaire ou autres services, le FNS reconnaît les usages locaux et prend en charge les éventuels frais supplémentaires qui en résultent pour une durée maximale d’une année. Les prestations d’assurance correspondantes doivent néanmoins être portées au crédit du subside. Lorsque les usages locaux prévoient un congé d’adoption inférieur à deux mois, le FNS finance, lors de l’accueil d’un jeune enfant, un congé de deux mois et le maintien du salaire. Le FNS prend en charge les frais supplémentaires liés à la prolongation du congé d’adoption.

6. Instructions spéciales pour la gestion des subsides

6.1 Rubriques du budget global

1 Les rubriques du budget ainsi que les montants correspondants, cités dans les décisions d'octroi ou les approbations adoptées pendant la durée du subside, sont considérés comme des valeurs de référence. Des transferts entre les rubriques du budget sont possibles tant que le budget global approuvé est respecté. Ceux-ci n'exigent pas d'accord préalable du FNS (budget global).

²Le FNS peut exceptionnellement prescrire des rubriques budgétaires
contraignantes. Les montants alloués aux rubriques sont alors contraignants.
Les transferts de montants d’une rubrique du budget à l’autre requièrent dans
ce cas une autorisation écrite du FNS.

6.2 Avances

Dans les cas justifiés, le FNS octroie exceptionnellement des avances. Les avances et leur utilisation doivent être explicitement notifiées dans les rapports financiers.

6.3 Quittances

1 Les dépenses couvertes par les subsides du FNS doivent être justifiées au moyen de la facture originale acquittée et signée par les bénéficiaires. Lorsque des paiements sont effectués sur la base des copies de factures, ces dernières doivent porter l'annotation "vaut comme original". Les justificatifs doivent être visibles avec le rapport financier ou être joints à celui-ci.
2 Les justificatifs imprimés tirés de support de données optiques sont considérés comme des originaux.
3 Au cas où les factures annexées aux rapports financiers ne contiennent pas de quittances pour paiement comptant, le paiement de la facture doit être incontestablement visible sur les justificatifs du service de gestion des subsides, de la banque ou de l'établissement financier.

6.4 Dépenses supplémentaires et frais supplémentaires de personnel

1 Si les dépenses effectuées dans le cadre des travaux de recherche dépassent le subside du FNS, la différence va à la charge des bénéficiaires de subsides sous réserve de l’alinéa 2.

2 Sur demande écrite et justifiée, le FNS peut rembourser en tant que frais supplémentaires de personnel les surcoûts résultant de l'augmentation obligatoire des charges sociales patronales ou de la majoration de la limite minimale des fourchettes salariales du FNS. ⁴⁷

3 Le remboursement des frais supplémentaires de personnel ne s’effectue que lorsqu’ils ne peuvent pas être compensés par des économies à d’autres rubriques du budget ou par d’autres sources de financement ⁴⁸. Le remboursement a lieu après la réception et le contrôle du rapport financier final. Les déficits inférieurs à 50 francs ne sont pas remboursés.

4 En cas d'acceptation d'une prolongation sans coûts additionnels, le FNS ne remboursera plus aucun frais supplémentaire de personnel ⁴⁹.

6.5 Solde actif, restitution des subsides non utilisés

1 Quand le montant du subside destiné aux travaux de recherche autorisés n'a pas été entièrement utilisé, les bénéficiaires de subsides doivent restituer les soldes actifs correspondants. Les surplus inférieurs à 50 francs ne doivent pas être restitués.

2 Le solde actif est payable à la date d’échéance du rapport final et doit être restitué au FNS par les bénéficiaires de subsides dans les 30 jours sans rappel de sa part. Le FNS se réserve expressément le droit d’exiger la restitution de montants supplémentaires à la suite du contrôle et de l’acceptation du rapport financier final.

3 Sur demande écrite des bénéficiaires de subsides, le FNS peut les autoriser exceptionnellement à reporter un solde actif sur un autre subside du FNS. Un tel report peut notamment être autorisé lorsque des subsides d’excellence sont octroyés dans le cadre de l’encouragement de projets.

6.6 Solde passif

(Art. 38 règlement des subsides)

Lorsque les travaux de recherche s'achèvent sur un solde passif, celui-ci est porté à la charge des bénéficiaires de subsides. Le remboursement des frais supplémentaires dont la compensation est prévue dans les règlements du FNS est réservé.

6.7 Responsables financiers du FNS

Les responsables financiers du FNS, dont la liste peut être consultée à l'annexe 11, se tiennent à disposition pour répondre aux questions et donner des conseils concernant l'utilisation et la gestion des subsides.

7. Emploi de collaborateurs/trices ⁵⁰

7.1 Emploi de collaborateurs/trices; principes

Les conditions suivantes doivent être satisfaites lorsque les coûts des collaborateurs/trices de projet sont mis à la charge de projets financés entièrement ou partiellement par le FNS. Les institutions (notamment ci-après aux lettres a à g) et les bénéficiaires de subsides (notamment au sens du chiffre 7.2) sont responsables de les faire appliquer. Les institutions

engagent les collaborateurs/trices de projet au moyen de contrats de travail écrits qui respectent les prescriptions minimales du contrat-type de travail conformément à l'annexe 13;
portent l'entière responsabilité des rapports de travail et de la protection des employé·es en ce qui concerne leurs droits et leurs devoirs. Elles veillent notamment à la protection de l'intégrité de la personne, à l'observation du principe de non-discrimination et du principe de l'égalité entre femmes et hommes, ainsi qu'à la protection contre le harcèlement sexuel et moral;
veillent à ce que des mesures et des informations efficaces soient prises pour prévenir et sanctionner les manquements à l'intégrité scientifique;
remplissent tous les devoirs des employeurs, notamment en décomptant les assurances sociales avec les organismes compétents;
soutiennent les objectifs d'encouragement liés à l'engagement de la personne dans le projet de recherche et en assument la responsabilité;
garantissent les conditions qui permettent aux collaboratrices/teurs d'effectuer le travail scientifique au sein du projet de recherche avec le taux minimal requis par le FNS; et
observent les directives salariales et le reste des directives du FNS concernant l'embauche de personnel (en particulier l'annexe 12).

7.2 Devoirs des bénéficiaires de subsides

Les bénéficiaires de subsides sont tenus de:

contrôler que toutes les dispositions applicables aux collaborateurs/trices de projet soient respectées;
faire part immédiatement au FNS des informations requises concernant notamment les annonces de personnel lors d'embauches, de changements de poste ou d'adaptations de salaire et de coopérer sur ces questions avec le service de gestion des subsides compétent;
remettre à la demande du FNS, des copies des contrats de travail;
soutenir les collaborateurs/trices de projets dans leur carrière scientifique, notamment examiner favorablement les demandes visant des subsides de carrière ⁵¹ou des prolongations de subsides en faveur des collaborateurs/trices, en tenant compte des intérêts légitimes, et transmettre ces demandes au FNS dans les cas justifiés; et
assumer leurs responsabilités dans les situations de conflit ou en cas de difficultés rencontrées par les collaborateurs/trices de projet dans le cadre des institutions employeuses et informer le FNS des incidents importants.

7.3 Collaborateurs/trices de projets : doctorant·es

1 Les doctorant·es sont des chercheurs/chercheuses qui participent à des travaux de recherche subsidiés par le FNS et qui aspirent à obtenir le doctorat par le biais de la prestation scientifique qu’ils fournissent pour les travaux de recherche. Leur thèse de doctorat doit en règle générale s’effectuer sous la direction d’un·e bénéficiaire de subsides assumant la responsabilité des travaux de recherche. Elles/ils peuvent bénéficier de subsides de carrière ⁵²du FNS indépendamment de leur taux d'occupation.

2 Les doctorant·es doivent pouvoir principalement consacrer leur temps de travail à l'élaboration de leur thèse. Elles/ils ne peuvent être employés pour d'autres tâches de l'institution que dans une mesure restreinte. La rédaction de la thèse dans le délai standard de quatre ans ne doit pas être compromise.

3 Le taux d'occupation des doctorant·es est réglementé par l'employeur. Il doit être déterminé de manière à ce que la thèse puisse généralement être achevée dans un délai de quatre ans. Cette exigence présuppose que 80 à 100 % d'un poste à temps plein soit consacré à la thèse.

4 Dans tous les cas, le salaire des doctorant·es doit correspondre au minimum aux barèmes que le FNS a fixé pour eux. Les employeurs peuvent augmenter le salaire maximal fixé par le FNS en utilisant leurs propres moyens.

5 La durée d’engagement maximale des doctorant·es financée par le FNS se monte à 4 ans. La date effective du début de la thèse – communiquée au FNS par les bénéficiaires de subsides – est déterminante pour calculer la durée maximale de 4 ans. Le créneau temporel de 4 ans financé par le FNS doit absolument commencer au plus tard une année après cette date. Il est possible d'exercer au cours de cette année des activités préparatoires en lien avec la thèse, par exemple de suivre les cours d'école doctorale.

7.4 Collaborateurs/trices de projets : postdoctorant·es

1 Les collaborateurs/trices de projet, qui après leur doctorat visent à atteindre leur indépendance scientifique et à se qualifier en vue de développer et diriger des projets de recherche de manière indépendante et en vue d'assumer des fonctions de direction scientifique, sont engagés en tant que postdoctorant·es.

2 Elles/ils doivent fournir une contribution spécifique au projet de recherche et être employés principalement à leur qualification scientifique. Elles/ils peuvent bénéficier de subsides de carrière ⁵³du FNS.

3 Les postdoctorant·es doivent être salariés dans le cadre des barèmes que le FNS a fixé pour eux.

4 La durée d'engagement maximale des postdoctorant·es à la charge du FNS est de 5 ans. Le début déterminant de la période de 5 ans correspond à la date de la soutenance ou d'acceptation officielle de la thèse. Si, après le début en question, il existe des raisons de retard au sens du chiffre 7.6, al. 2, le FNS accepte sur demande que la date de début soit reportée d'un an au maximum.

7.5 Collaboratrices/teurs de projets: autres collaborateurs/trices

1 Les collaborateurs/trices de projet, qui ne visent pas le doctorat, et les titulaires d’un doctorat ne remplissant pas les exigences de la catégorie postdoctorant·es du point de vue de la durée d’engagement et de la fenêtre temporelle, ainsi que le personnel technique et les auxiliaires sont employés en tant qu'autres collaborateurs/trices.

2 Elles/ils doivent fournir une contribution spécifique au projet de recherche. Ces autres collaborateurs/trices ne peuvent pas bénéficier de subsides de carrière.

3 Les autres collaborateurs/trices doivent être salariés dans le cadre des barèmes que le FNS a fixé pour eux.

4 Les professeur·es invités ne peuvent pas être engagés ni salariés en qualité d'autres collaborateurs/trices dans le cadre de projets de recherche approuvés par le FNS.

7.6 Durée d’engagement, créneau temporel et prolongation du subside

(Art. 39 du règlement des subsides)

1 Les collaborateurs/trices de projet de toutes les catégories sont engagés pour la durée des projets de recherche approuvés en tenant compte de la durée de financement et du créneau temporel maximum. Il incombe à l'employeur de garantir les obligations de droit du travail vis-à-vis des collaborateurs/trices de projet à la fin du projet et en cas d'arrêt éventuel du projet.

2 Si des retards surviennent au cours de l’emploi de doctorant·es ou de postdoctorant·es pour les raisons définies ci-après, le créneau temporel de la durée maximale d’engagement peut alors, sur demande, être prolongé d’un an au maximum. Les retards justifiés suivants, d'une durée ininterrompue de deux mois au minimum, sont notamment pris en compte:

a. congé de maternité, congé de paternité, congé « autre parent », congé parental ou congé d’adoption ; ⁵⁴

b. incapacité de travail due à une maladie ou un accident ;

c. devoir d’assistance ;

d. services à la communauté, notamment service militaire ou civil ;

e. formation continue, notamment stages, activité clinique.

3 L'élargissement du créneau temporel dû aux retards cités à l'alinéa 2 n'a pas d'influence sur les périodes maximales de financement fixées pour les doctorant·es et les postdoctorant·es. Toutefois, la prolongation des périodes maximales de financement correspond à la durée du maintien du salaire pour cause de maternité, paternité, parentalité ⁵⁵, adoption, maladie, accident, service militaire ou autres services avec maintien du salaire, mais cette prolongation ne peut pas aller au-delà d'un an.

4 A la demande de la ou du bénéficiaire, les subsides peuvent être prolongés pour une durée n'excédant pas un an. En ce qui concerne les collaborateurs/trices de projet, les prolongations au sens de l’alinéa 2 doivent être dues à un retard nécessaire prouvé, et impliquent que ce retard a duré au moins deux mois sans interruption. Les prolongations correspondant à la durée du maintien de la rémunération en cas de maternité, de paternité, de parentalité ⁵⁶, d’adoption, de maladie, d’accident, de service militaire ou autres services avec maintien du salaire sont en général acceptées. Dans des cas exceptionnels et justifiés, le FNS peut accorder des prolongations de subside sans incidence financière qui dépassent une année, y compris un prolongement correspondant de la durée d’engagement des collaborateurs/trices de projet. ⁵⁷

5 En cas de prolongation d'un subside au sens de l'alinéa 4, la ou le bénéficiaire peut déposer une nouvelle requête sans que les restrictions du FNS en matière de subsides concomitants ne s’appliquent durant la phase de prolongation.

7.7 Charges salariales et cotisations sociales

1 L'annexe 12 fixe de manière contraignante les barèmes salariaux, les forfaits pour les assurances sociales (LAVS/LAI/LAPG, LPP, LACI et LAA) et les directives concernant les collaborateurs/trices de projet.

2 Le FNS prend en compte les allocations familiales ou autres allocations locales usuelles ainsi que les cotisations pour augmentation du gain, mais pas les allocations à caractère salarial (par exemple, les indemnités de résidence), ni les sommes de rachat ou autres auprès des institutions de prévoyance. En ce qui concerne l’assurance-accidents non professionnels obligatoire, le FNS se calque sur la convention locale de répartition en vigueur entre l’employeur et les employé·es.

3 Le FNS a le droit de remettre une copie des rapports financiers à l’Office fédéral des assurances sociales pour examen.

7.8 Maintien du salaire, congé de maternité, congé de paternité, congé « autre parent », congé parental ou congé d’adoption ⁵⁸

1 Lorsque l’employeur poursuit le versement du salaire en cas de maternité, paternité, parentalité ⁵⁹, adoption, maladie, accident, service militaire ou autres services avec maintien du salaire, le FNS reconnaît les usages locaux et prend en charge les éventuels frais supplémentaires en résultant pour une durée maximale d’un an. Les prestations d’assurance correspondantes doivent néanmoins être portées au crédit du subside.

2 Lorsque les usages locaux prévoient un congé d’adoption inférieur à deux mois, le FNS finance, lors de l’accueil d’un jeune enfant, un congé de deux mois et le maintien du salaire. Le FNS prend en charge les frais supplémentaires liés à la prolongation du congé d'adoption.

3 Dès lors qu'il est établi que, pendant le congé de maternité, congé de paternité, congé « autre parent » ou congé d’adoption ⁶⁰, l’engagement d’un·e remplaçant·e est absolument nécessaire à la poursuite des travaux de recherche, le FNS peut sur demande autoriser un engagement et supporter les frais supplémentaires correspondants. Les présentes dispositions s’appliquent par analogie à la ou au remplaçant·e.

8. Obligation d’informer

8.1 Signalement des changements

Les bénéficiaires de subsides doivent immédiatement signaler au FNS et au service de gestion des subsides tout changement important dans les conditions déterminantes pour l’octroi.

8.2 Obligation d’observation des informations

(Art. 39 du règlement des subsides)

1 Le FNS communique par courriel des informations générales et juridiquement valides à l’attention des requérant·es et des bénéficiaires de subsides, en général via une newsletter électronique. Le FNS peut compléter sa correspondance par des publications écrites ou diffuser des informations sur son site web.

2 Les requérant·es et les bénéficiaires de subsides sont tenus de communiquer au FNS une adresse e-mail valable.

3 Les destinataires portent la responsabilité des éventuels préjudices découlant de la non-observation d’informations.

8.3 Résumés vulgarisés et mots clés

(Art. 40 du règlement des subsides)

1 Les bénéficiaires de subsides à qui sont adressées les communications doivent remettre par écrit au FNS un résumé vulgarisé (lay summary) du projet de recherche envisagé, sous une forme qui soit compréhensible du grand public, accompagné de mots clés thématiques (keywords) pour une diffusion sur le site web du FNS.

2 Les bénéficiaires de subsides à qui sont adressées les communications sont responsables du contenu du résumé vulgarisé et des mots clés. Les données doivent remplir les conditions indiquées sur la décision d’octroi et être rédigées conformément aux prescriptions du FNS. Le FNS se réserve le droit de procéder à une correction rédactionnelle des résumés vulgarisés et des mots clés qui lui sont soumis.

3 Le résumé vulgarisé et les mots clés doivent être remis au FNS après réception de la décision d’octroi, au plus tard au moment de la demande de déblocage du subside.

4 La publication dans la banque de données du FNS se fait après le déblocage du subside.

5 Le résumé vulgarisé et les mots clés peuvent être actualisés et complétés tout au long des travaux de recherche. En cas de changements fondamentaux, l’actualisation est obligatoire.

6 À la fin des travaux de recherche, les bénéficiaires de subsides sont tenus d’actualiser le résumé vulgarisé en y intégrant leurs résultats de recherche. Cette mise à jour est une condition à l’approbation du rapport final.

8.4 Banque de données des projets de recherche

(Art. 40 du règlement des subsides)

1 Les bénéficiaires de subsides fournissent au FNS les informations et les données requises pour qu’elles soient intégrées à la banque de données d’accès public. Ces informations et annonces s’effectuent dans le cadre du dépôt de la requête en vue du début des travaux de recherche ainsi que pendant et après l’achèvement du projet ou du programme. Les annonces s’effectuent en grande partie par le biais des rapports scientifiques (ch. 9.3) qui comportent notamment les informations suivantes :

nom, titre académique, sexe, ORCID et institution des bénéficiaires de subsides ainsi que des collaboratrices et collaborateurs et des partenaires de projet ;
titre du projet/programme ;
discipline(s) du projet ;
projets connexes ;
durée du subside ;
en règle générale, montant des subsides octroyés ;
résumé scientifique (abstract) ;
publications ;
sets de données ⁶¹;
manifestations scientifiques ;
manifestations consacrées au transfert de connaissances ;
informations pour la communication publique ;
collaboration avec d’autres chercheuses ou chercheurs et institutions ;
outputs orientés vers l’application ;
distinctions.

2 Outre les résumés vulgarisés et les mots clés, le FNS publie les données et informations définies à l’alinéa 1 dans la banque de données de recherche accessible au public.

3 Si le projet ou le programme subit des modifications substantielles, les données saisies dans la banque de données de recherche doivent être adaptées en conséquence. Les bénéficiaires de subsides signalent ces modifications au FNS de leur propre initiative.

4 Lors de la publication de données personnelles, le FNS veille aux droits sur la protection des données des personnes concernées.

9. Obligation de remettre des rapports

9.1 Remise des rapports ; principes

1 Les rapports suivants doivent être remis au FNS :

a. rapports financiers sur l’utilisation des subsides du FNS et

b. rapports scientifiques sur les résultats obtenus grâce à la recherche encouragée, avec indication des données scientifiques output.

2 Des rapports intermédiaires et finaux doivent être rédigés et soumis conformément aux dispositions en vigueur pour l’instrument d’encouragement concerné.

3 L’obligation de fournir les rapports requis incombe aux bénéficiaires de subsides à qui sont adressées les communications.

4 Si les conditions préalables sont réunies, le FNS confirme l’approbation des rapports aux bénéficiaires de subsides à qui sont adressées les communications. Dans le cas contraire, le FNS les retourne pour correction.

5 L’obligation de remettre des rapports existant vis-à-vis du FNS ne constitue en aucun cas une contre-prestation.

9.2 Rapports financiers

1 Les rapports financiers intermédiaires et finaux rendent compte au FNS de l’utilisation des subsides.

2 Les rapports financiers sont établis par les services de gestion des subsides. Ils doivent être contrôlés et transmis au FNS par voie électronique via mySNF par les bénéficiaires de subsides dans les délais impartis. Les bénéficiaires qui gèrent eux-mêmes leurs subsides établissent eux-mêmes les rapports conformément aux directives promulguées par le FNS.

3 Des rapports financiers consolidés sur le subside tout entier doivent dans tous les cas être remis au FNS, notamment aussi lorsque des participants et leurs collaboratrices et collaborateurs effectuent des recherches ou travaillent dans des institutions différentes.

4 Les rapports financiers doivent être transmis annuellement pour autant que le FNS ne décrète pas expressément autre chose.

9.3 Rapports scientifiques

1 Les rapports scientifiques intermédiaires et finaux rendent compte de la réalisation des objectifs de recherche, des résultats de recherche obtenus ainsi que l’état d’avancement des projets.

2 Des données importantes pour les résultats et le contrôle des résultats sont rassemblées dans les rapports scientifiques. Ces derniers peuvent servir de base supplémentaire pour l’attribution d’autres fonds de recherche.

3 Dans les rapports scientifiques, la collecte des données est élaborée conformément aux directives de chaque instrument d’encouragement et comporte en général une partie qualitative et une partie quantitative (données output).

4 L’obligation de communication des données output doit également être remplie après le rapport final et s’éteint trois ans après la date de ce dernier. Si une demande de continuation est acceptée, la date retenue est celle du rapport final correspondant.

5 La partie qualitative du rapport final est supprimée sur présentation d’une demande de continuation acceptée. Seules les données output doivent être présentées.

9.4 Distinction par rapport aux résumés vulgarisés

(Art. 42 du règlement des subsides)

L’obligation de présenter des résumés vulgarisés est indépendante de l’obligation de présenter des rapports scientifiques.

10. Contrôles et sanctions

10.1 Procédure de contrôle

Le FNS vérifie régulièrement la légitimité de l’utilisation des subsides au moyen des rapports scientifiques et financiers soumis par les bénéficiaires de subsides et des déclarations provenant des services de gestion des subsides et de tiers ou dans les cas particuliers sur la base de ses propres constatations.

10.2 Sanctions

1 Le FNS prononce des sanctions lorsque :

a. des infractions à l’encontre du règlement des subsides ou d’autres directives applicables aux requêtes ou aux subsides sont constatées ;

b. des infractions à l’encontre de l’intégrité scientifique et des bonnes pratiques scientifiques en rapport avec l’acquisition ou l’utilisation de subsides du FNS sont constatées.

2 La procédure de prise de sanctions est basée :

a. sur les chiffres 10.3 à 10.6 dans les cas mentionnés à l’alinéa 1, lettre a ;

b. sur le règlement relatif aux comportements scientifiques incorrects dans les cas mentionnés à l’alinéa 1, lettre b.

3 Si une infraction à l’encontre de l’intégrité scientifique est soupçonnée en lien avec l’utilisation de subsides du FNS, la procédure décrite à l’alinéa 1, lettre b est subsidiaire par rapport à la procédure de l’institution dans laquelle le comportement incorrect est présumé avoir eu lieu. Le FNS peut renoncer à mener sa propre procédure si l’institution de recherche concernée est en train de mener ou à déjà conduit une procédure spécifique. Dans ces derniers cas, le FNS peut néanmoins mettre en œuvre une procédure de prise de sanctions conforme à l’alinéa 1, lettre a et prononcer des sanctions en tenant compte des constatations ou des résultats de l’enquête réalisée par l’institution compétente.

10.3 Lancement de la procédure, droit d’être entendu

1 Une procédure de prise de sanctions peut être lancée sur la base des propres constatations du FNS ou des déclarations provenant de tiers.

2 La personne responsable est entendue avant que la décision relative à une sanction ne soit prise.

10.4 Nature et étendue des sanctions

1 Les sanctions prononcées doivent être proportionnées et dépendent en particulier de la gravité de l’infraction commise et, le cas échéant, de l’ampleur du dommage subi.

2 Une exclusion de la procédure de soumission des requêtes peut être prononcée pour une durée maximale de cinq ans.

10.5 Protection des dénonciateurs d’abus, dénonciation spontanée

1 Le FNS garantit le droit à la confidentialité aux personnes qui dénoncent les abus et les infractions d’autres personnes dans le cadre des procédures menées par le FNS.

2 Si la personne concernée se dénonce elle-même pour une infraction ou un abus, le FNS peut tenir compte de cette circonstance dans l’appréciation de la sanction.

10.6 Communications à des tiers