Règlement des subsides et règlement d’exécution

​​​Le règlement des subsides et le règlement d’exécution forment la base juridique de tous les instruments d’encouragement du FNS. Depuis le 1er janvier 2016, les règlements sont en vigueur dans leur forme révisée (RS2016 et RE2016).​

Les principes cadres valables pour l’ensemble des instruments et procédures sont définis dans le règlement des subsides qui s’appuie directement sur la loi fédérale sur l’encouragement de la recherche et de l’innovation (LERI).​

Le règlement d’exécution contient des dispositions détaillées qui mettent en œuvre les principes du règlement des subsides et qui s’appliquent également à l’ensemble des instruments du FNS. Depuis le 2 octobre 2019, de nouvelles dispositions sont en vigueur en ce qui concerne l’emploi des collaboratrices et des collaborateurs.​

Par ailleurs, il existe des règlements relatifs aux instruments d'encouragement particuliers.

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    1a) Que régissent le règlement des subsides et le règlement d’exécution ?

    Les principes cadres valables pour l’ensemble des instruments et procédures sont définis dans le règlement des subsides du FNS qui s’appuie directement sur la loi fédérale sur l’encouragement de la recherche et de l’innovation (LERI). Le règlement d’exécution contient des dispositions plus détaillées qui explicitent la mise en œuvre des règles définies dans le règlement des subsides et qui s’appliquent également à l’ensemble des instruments du FNS. Ils sont complétés par les règlements ou les documents de mise au concours des instruments individuels comme, par exemple, le règlement relatif à l’encouragement de projets ou le règlement Sinergia. Ces derniers réglementent les points qui concernent un instrument d’encouragement spécifique.

    1b) Quels sont les règlements révisés par le FNS et quand entrent-ils en vigueur ?

    ​​Le règlement des subsides a été entièrement révisé et il est entré en vigueur le 1er janvier 2016. Le FNS l’a adapté à la loi fédérale sur l’encouragement de la recherche et de l’innovation (LERI) qui a également été entièrement révisée. Suite à la révision du règlement des subsides, le FNS a aussi remanié le règlement d’exécution général relatif au règlement des subsides qui est également entré en force le 1er janvier 2016. Lors de l’application de ces nouveaux règlements, les particularités suivantes doivent néanmoins être prises en compte :

    • Pour l’encouragement de projets, l’ancien règlement des subsides (RS2007) et l’ancien règlement d’exécution (RE2015) demeurent en principe valables jusqu’au 1er octobre 2016. Détails et exceptions sont présentés dans les FAQ sur la page web consacrée à la réforme de l’encouragement de projets.
    • Sinergia a pris une nouvelle orientation et a également été doté d’un nouveau règlement en vue de la prochaine mise au concours du 1er juin 2016. Pour Sinergia, ce sont le RS2016 et le RE2016 qui s’appliquent.
    • ​Durant une période transitoire, toutes les nouveautés n’auront pas encore été mises en œuvre ou bien les requêtes et subsides en cours se baseront encore sur les anciens formulaires et règlements. Les dispositions transitoires (ch. 13.2 RE) prévoient par conséquent que certaines modifications entrent en vigueur dans le courant de l’année 2016.

    1c) Quels sont les principes applicables durant la période transitoire ?

    ​​Les principes suivants sont valables durant la période transitoire :

    • Le FNS n’applique les nouveaux règlements aux requêtes encore pendantes et aux subsides en cours que lorsqu’il n’en résulte aucun désavantage pour les chercheuses et les chercheurs.
    • Les droits accordés aux bénéficiaires de subsides lors de la décision d’octroi demeurent néanmoins valables même s’ils ne trouvent plus de fondement dans ce nouveau règlement.
    • ​Lors de la soumission de requête, veuillez impérativement respecter les directives spécifiques à l’instrument d’encouragement choisi en consultant les liens et les textes d’aide publiés sur mySNF.

    1d) Quelles nouveautés ne sont pas encore applicables ?

    ​Actuellement (Situation mai 2016), les nouveautés suivantes n’ont pas encore été mises en œuvre et ne sont donc pas applicables pour le moment :

    • Subsides pour l’achèvement du projet (ch. 4.2, règles applicables jusqu’à présent pour les subsides complémentaires, selon les textes publiés sur mySNF)
    • Nouvel accord avec les services de gestion des subsides et accord contractuel individuel pour les projets sans service officiel de gestion des subsides (ch. 5.1)
    • Modifications des demandes de remboursement de frais supplémentaires de personnel (ch. 6.4)
    • Adaptation des catégories de collaborateurs (ch. 7.2)

    Les modifications des conditions fixées pour les requérant-e-s (Chap. 1) n’entreront en application que fin septembre 2016 lorsque les nouvelles prescriptions seront/auront été explicitement rappelées dans le cadre des mises au concours et dans les textes d’aide publiés sur mySNF.

    En ce qui concerne l’imputabilité des frais, les bénéficiaires peuvent uniquement faire valoir les frais dont la prise en compte est prévue de manière valable dans les formulaires de mySNF. Les frais imputables qui ne sont pas pris en compte dans les décisions d’octroi, parce que leur remboursement ne pouvait pas encore être sollicité dans les formulaires inhérents aux requêtes correspondantes, peuvent cependant être mis à la charge des subsides à partir du 1er janvier 2016 pour autant que cela n’induise pas un dépassement de la totalité du montant octroyé. Le FNS ne rembourse néanmoins pas de tels frais comme des frais additionnels ou supplémentaires.

    2a) Un engagement dans une institution scientifique suisse est-il obligatoire pour pouvoir déposer une requête auprès du FNS ?

    ​Pas nécessairement, même si c’est la norme. Une assurance écrite prouvant qu’un engagement est prévu dans une institution scientifique suisse suffit également. Dans certaines conditions, des engagements à l’étranger ou dans des institutions dotées d’un organisme international responsable sont également possibles et les chercheuses et chercheurs indépendants sont également admis (voir FAQ 2 et 3).

    2b) Un engagement est-il obligatoire durant toute la durée de mon projet de recherche ?

    ​Oui, à moins que vous ne soyez une chercheuse ou un chercheur indépendant ou que vous n’occupiez un poste visant une qualification scientifique, par exemple, un poste de professeur assistant de durée déterminée. Dans ce cas, le FNS peut également approuver des subsides allant au-delà de la période d’engagement.

    2c) Quelles preuves de mon statut dois-je apporter ?

    ​La justification d’un engagement dans un établissement de recherche suisse ou étroitement lié à la Suisse s’effectue en règle générale par le biais d’une déclaration personnelle. Le FNS peut exiger que des documents de confirmation lui soient fournis dans le cadre de certains instruments d’encouragement. Si l’engagement n’est que garanti ou n’a pas encore pris effet, une assurance écrite ou le contrat de travail doivent en règle générale être présentés.

    2d) Dois-je avoir un taux d’occupation minimal dans la recherche scientifique pour pouvoir déposer une requête auprès du FNS ?

    ​Oui, l’activité de recherche scientifique, y compris une éventuelle activité d’enseignement, doit correspondre au moins à un volume de travail de 50 % (une activité de maître de conférences ou de chargé de cours n’est pas considérée comme un rapport de travail et ne compte pas comme taux d’occupation). Les chercheuses et chercheurs dont le taux d’activité de recherche scientifique est plus bas sont autorisés à déposer une requête si leur activité de recherche scientifique et d’enseignement s’exerce habituellement dans le cadre d’une autre activité professionnelle (spécialement à l’intention des clinicien-ne-s et des collaboratrices et collaborateurs dans les musées et les archives).

    2e) Les chercheuses et les chercheurs indépendants peuvent-ils déposer une requête auprès du FNS ?

    ​Les chercheuses et les chercheurs indépendants qui perçoivent un revenu grâce à leurs activités de recherche sont autorisés à déposer une requête s’ils apportent la preuve écrite que la recherche constitue leur principale activité et représente au moins une activité de 50%. Leurs travaux de recherche doivent être menés en Suisse ou en lien étroit avec la Suisse. Cette dernière condition est remplie dès lors que les activités et les revenus relatifs aux recherches effectuées sont soumis au droit suisse.

    2f) Les personnes bénéficiant d’un éméritat sont-elles autorisées à déposer une requête ?

    L’octroi d’une retraite ou d’un éméritat soumis au droit suisse n’autorise en principe plus à déposer une requête auprès du FNS. Les personnes bénéficiant d’une retraite ou d’un éméritat qui exercent une activité de recherche scientifique correspondant à un volume de travail d’au moins 50 % dans une institution scientifique constituent une exception à cette règle et sont toujours autorisées à déposer une requête (Art. 10 du règlement des subsides).

    3a) Quelles sont les institutions de recherche reconnues par le FNS ?

    ​Le FNS s’appuie sur les établissements de recherche universitaires reconnus dans la loi sur l’encouragement de la recherche et de l’innovation (LERI), à savoir les universités cantonales, les écoles polytechniques fédérales (EPF), les hautes écoles spécialisées et les hautes écoles pédagogiques, les autres hautes écoles accréditées et autres institutions du domaine des hautes écoles, les établissements de recherche d’importance nationale soutenus, l’administration fédérale dans certaines conditions – et les établissements de recherche à but non lucratif situés en dehors du domaine des hautes écoles. En ce qui concerne ces derniers, leur activité de recherche ne doit générer aucun avantage lucratif et leur recherche doit être comparable en niveau et en qualité à celle des établissements de recherche du domaine des hautes écoles. Les institutions dotées d’un organisme international responsable sont autorisées à déposer une requête si le siège de l’institution est situé en Suisse ou si, lorsque le siège principal est situé à l’étranger, la personne requérante est engagée dans une filiale de l’institution juridiquement autonome et sise en Suisse.

    3b) Puis-je également déposer une requête auprès du FNS lorsque je suis engagé-e dans une institution scientifique sise à l’étranger ?

    ​Lorsque les activités de recherche sont partiellement ou entièrement effectuées à l’étranger, le dépôt d’une requête exige que les chercheuses et les chercheurs soient engagés selon le droit suisse pour un volume de travail d’au moins 50% dans une institution suisse pour toute la durée du projet de recherche. Le projet de recherche doit en outre être géré en Suisse et la personne requérante responsable doit disposer d’une adresse de notification suisse. Les institutions impliquées à l’étranger ne doivent pas poursuivre de buts commerciaux et l’indépendance de la recherche doit être garantie.

    4a) La date d’obtention du doctorat est importante pour l’admission à soumettre des requêtes – de quelle date s’agit-il exactement ?

    Si l’admission à soumettre des requêtes s’appuie sur l’obtention du doctorat, la date retenue est celle de la soutenance ou de l’acceptation officielle de la thèse.

    4b) Puis-je également déposer une requête auprès du FNS sans doctorat ?

    ​C’est en principe possible. Pour justifier une expérience scientifique comparable, les requérant-e-s non titulaires d’un doctorat doivent apporter la preuve qu’une activité scientifique a été exercée à titre principal pendant une durée minimale de trois ans après l’obtention du diplôme universitaire.

    4c) Dans les cas où le délai d’admission à soumettre une requête est précisément défini dans le temps – par exemple, le nombre d’années après l’obtention du doctorat, est-il possible de prolonger ce délai ?

    ​La personne requérante peut déposer une demande de prolongation d’une durée maximale d’un an auprès du FNS si elle fait valoir des raisons qui justifient une prolongation. Les raisons suivantes sont notamment reconnues comme des causes d’empêchement : congé de maternité, de paternité, d’adoption ou parental, incapacité de travail due à une maladie ou un accident, obligations familiales, services à la communauté, notamment service militaire ou civil, formation continue, notamment stages, activité clinique, participation obligatoire à une école de doctorat avant le début de la thèse.

    5a) Quelles différences existe-t-il entre requérant-s-e et partenaires de projet ?

    ​Les requérant-e-s assument la responsabilité scientifique et administrative de la requête déposée ou du subside octroyé et apportent une contribution substantielle au projet. Ils détiennent la propriété intellectuelle de l’idée et du plan de recherche et ils sont autorisés à mentionner le subside en tant que prestation personnelle dans leur CV. Ils sont responsables à titre scientifique, administratif et organisationnel de l’avancée du projet, du personnel engagé, des résultats et des données output. Les partenaires de projet apportent une contribution scientifique ou méthodologique importante au projet de recherche. Néanmoins, ils n’assument aucune responsabilité scientifique ou administrative pour la requête ou pour le projet de recherche et ils ne sont, par conséquent, pas autorisés à déclarer le subside en tant que prestation personnelle.

    5b) Puis-je déposer une requête auprès du FNS si je suis déjà engagé-e en tant que collaboratrice ou collaborateur dans un projet de recherche encouragé par le FNS ?

    ​Pas pour la même période. Pour le FNS, les requérant-e-s sont des personnes effectuant des recherches indépendantes qui sollicitent un subside afin de financer leurs propres idées de recherche. Une collaboratrice ou un collaborateur de projet n’est pas scientifiquement indépendant et travaille à un projet de recherche qui a été conçu par une autre personne. Ces deux rôles sont incompatibles et le FNS n’entre pas en matière sur les requêtes dans lesquelles ces deux rôles sont prévus en parallèle. Dans la mesure où elles remplissent les conditions d’engagement requises, les personnes collaborant à un projet peuvent déposer leurs propres requêtes pour la période faisant suite à cette collaboration. Dans le cadre de l’encouragement de carrières, elles peuvent également déposer elles-mêmes une requête pour une période précédant la fin de leur engagement. En cas de décision positive, elles doivent néanmoins mettre un terme à leur statut de collaboratrice ou de collaborateur avant de démarrer leur propre projet.

    6a) Quels principes dois-je respecter lors de l’établissement du budget de mon projet de recherche ?

    ​Pour votre requête de recherche, vous devez établir un budget réaliste afin de couvrir les coûts du projet et ventiler ceux-ci entre différents postes ou rubriques prédéfinis. Seul le remboursement des frais imputables dans le cadre de l’instrument d’encouragement concerné et inhérents à un projet spécifique peut être sollicité. Les frais doivent dans tous les cas satisfaire au principe de la proportionnalité et de la rentabilité.

    6b) Quels types de frais sont imputables ?

    De manière générale, les frais liés au personnel, aux charges sociales, au matériel, à l’utilisation d’infrastructures, aux publications en libre accès, aux conférences et aux ateliers, à la collaboration, aux mesures d’encouragement de la carrière et d’égalité des chances peuvent être imputés à la charge du subside. Le FNS peut limiter pour certains instruments les types de frais imputables.

    6c) Dans quels cas le FNS réduit-il le budget de requêtes approuvées ?

    ​Les frais non imputables sont supprimés par le FNS, les frais non justifiés ou les frais ou parts de frais non adaptés sont réduits. Des réductions peuvent également être opérées en cas de projets de recherche scientifiquement concomitants ou en fonction de la qualité scientifique. De telles réductions peuvent être opérées sous la forme d’une diminution globale ou en relation spécifique avec certains postes budgétaires.

    6d) Quels principes dois-je respecter lors de l’utilisation du budget approuvé ?

    ​Si la requête est approuvée, le FNS autorise en règle générale un montant total, appelé budget global, pour le projet de recherche autorisé. Les bénéficiaires de subsides doivent utiliser le budget global afin d’atteindre les buts du plan de recherche soumis. Des transferts entre les rubriques du budget initiales sont possibles et ne nécessitent aucune autorisation du FNS tant que le budget global approuvé est respecté. Toute variation notable dans l’exécution du projet de recherche et/ou l’utilisation du subside autorisé doit néanmoins faire l’objet d’une demande auprès du FNS et être dûment autorisée par ses soins.

    6e) Le salaire des requérant-e-s fait-il partie des frais imputables ?

    ​Le salaire propre des requérant-e-s fait en règle générale uniquement partie des frais imputables dans le cadre des instruments d’encouragement de la carrière. A cet égard, les dispositions spécifiques de ces instruments d’encouragement s’appliquent.

    6f) Quels frais des partenaires de projet sont imputables ?

    Les frais des partenaires de projet peuvent être imputés conformément aux prestations exécutées pour le projet de recherche et aux règles éditées par le FNS en matière de frais imputables.

    Les salaires des partenaires de projet et de leurs collaboratrices et collaborateurs ne peuvent pas être imputés.

    6g) Les frais liés au temps de traitement et à l’informatique en nuage sont-ils imputables ?

    Oui, et les frais liés à l’acquisition de données ou à l’accès à des données sont également imputables. Les frais doivent cependant avoir spécifiquement été générés pour des prestations s’inscrivant dans le cadre du projet de recherche autorisé et les frais généraux de maintenance et d’entretien des infrastructures ne font pas partie des frais imputables.

    6h) Les frais d’archivage et d’accessibilité aux données (Open Data) sont-ils imputables ?

    Les principes sous-jacents à l’imputabilité des frais inhérents à l’archivage et à l’accessibilité des données, recueillies ou générées par le biais de subsides du FNS, dans des bases de données scientifiques reconnues (Open Data) sont toujours en préparation à la date d’entrée en vigueur du règlement d’exécution. Le FNS prévoit d’édicter des dispositions à cet égard pour la période FRI 2017-2020.

    6i) Les coûts d’utilisation des infrastructures sont-ils imputables ?

    Seuls les coûts directs pour l’utilisation d’infrastructures, qui sont en relation directe avec la réalisation du projet de recherche encouragé, sont imputables. Les coûts généraux liés à la maintenance et à l’entretien des infrastructures ne sont pas imputables.

    6j) Les frais de voyages, de conférences et d’ateliers sont-ils imputables ?

    ​Les frais d’organisation et de voyage relatifs à la réalisation de conférences et d’ateliers qui servent les buts scientifiques des projets de recherche encouragés par le FNS peuvent être imputés. Sur demande, le FNS alloue également des subsides aux frais de conférences qui ne sont pas réalisées dans le cadre d’un projet de recherche encouragé par le FNS (subsides de conférence indépendants, annexe 3 du règlement des subsides).

    6k) Les frais de collaboration scientifique avec des tiers sont-ils imputables ?

    Les frais relatifs aux activités de collaboration scientifique avec des tiers, par exemple, dans le cadre d’un projet de recherche thématiquement proche, sont imputables lorsqu’ils sont en relation directe avec le projet de recherche. La collaboration doit être adaptée au volume du projet de recherche et les activités correspondantes exercées par les collaboratrices et les collaborateurs scientifiques. Concrètement, les frais de personnel, de recherche et de voyage sont imputables. Cependant, les frais de personnel n’entrent pas dans le cadre du projet encouragé par le FNS et les frais pour le personnel non scientifique ne sont pas imputables.

    6l) Où puis-je trouver les conditions permettant d'imputer des frais supplémentaires pour les mesures d'encouragement de la carrière ou pour le subside à l'égalité?

    Les conditions préalables sont régies par les annexes du règlement d'exécution. L'annexe 4 règle les mesures d'allègement du modèle des 120%, l'annexe 5 les subsides de mobilité pour les doctorant-e-s employés dans les projets de recherche soutenus par le FNS, l'annexe 6 les "Research Time pour clinicien-ne-s", l'annexe 7 les subsides à l'égalité et l'annexe 8 les "subsides de décharge d'enseignement".

    7a) J’ai un projet de recherche que je souhaite réaliser avec des requérant-e-s résidant à l’étranger. Comment dois-je procéder ?

    ​​Si le partenaire basé à l’étranger n’assume pas la responsabilité du projet et ne lui apporte pas une contribution substantielle, vous pouvez faire valoir vos frais de collaboration ou utiliser le statut de partenaire de projet pour votre partenaire résidant à l’étranger. Si le partenaire étranger doit assumer la responsabilité du projet ou si vous avez développé une idée de recherche avec lui/elle, deux possibilités de collaboration internationale s’offrent à vous : le principe Money follows Co-operation Line et la procédure Lead Agency. Vous pouvez consulter les sites web du FNS sur ces thèmes.

    7b) Je vais prendre mes fonctions à l’étranger avant la fin de mon projet en cours. Que devient mon projet FNS ?

    ​Votre projet peut déménager avec vous si vous continuez de remplir les conditions définies pour les requérant-e-s. Votre projet peut également continuer d’être géré en Suisse. Ces deux possibilités doivent faire l’objet d’une demande auprès du FNS.

    8a) Afin de réaliser mon projet de recherche, je dois engager des collaboratrices et collaborateurs. Quelles sont les catégories reconnues par le FNS ?

    ​De nouvelles catégories de collaboratrices et collaborateurs sont désormais valables au sein du FNS :

    • Doctorant-e-s
    • Postdoctorant-e-s
    • ​Autres collaboratrices et collaborateurs tels que les diplômés n’envisageant pas le doctorat, les titulaires d’un doctorat n’occupant pas un poste de qualification (qui ne sont donc pas des postdoctorant-e-s), les collaborateurs techniques, le personnel auxiliaire

    Les autres collaboratrices et collaborateurs peuvent uniquement être salariés par le biais de subsides du FNS lorsqu’ils sont spécifiquement engagés pour le projet de recherche autorisé. Ces collaboratrices et collaborateurs ne peuvent pas bénéficier de mesures d’encouragement de la carrière. Le FNS ne finance pas les postes permanents.

    8b) Pour quelle durée maximale puis-je engager des collaboratrices et collaborateurs pour mon projet de recherche ?

    ​​La durée maximale d’engagement financée par le FNS est la suivante :

    • quatre ans pour les doctorant-e-s
    • cinq ans pour les postdoctorant-e-s.

    La date à retenir pour le calcul de la durée est :

    • la date d’immatriculation pour les doctorant-e-s ;
    • la date de soutenance ou d’acceptation officielle de la thèse pour les postdoctorant-e-s.

    8c) La date à retenir pour le calcul de la durée maximale d’engagement peut-elle être adaptée ?

    ​​​Sur demande, la date à retenir pour le calcul de la durée d’engagement peut être reportée d’un an au maximum, notamment si les raisons de retard suivantes interviennent :

    • Congé de maternité, de paternité, d’adoption ou parental
    • Incapacité de travail due à une maladie ou un accident
    • Obligations familiales
    • Services à la communauté, notamment service militaire ou civil
    • Formation continue, notamment stages, activité clinique
    • ​Participation obligatoire à une école de doctorat avant le début de la thèse

    8d) Un poste limité dans le temps dans l'industrie ou l'économie privée peut-il être considéré comme un motif permettant de modifier le calcul du début de la durée maximale d'un engagement?

    ​Si le poste présente un caractère formatif et permet ainsi de faire avancer les perspectives de carrière scientifique, il est possible, conformément au point 8c.) "formation continue, notamment stages, activité clinique", de différer le début du temps d'engagement d'un an au maximum.

    8e) La durée d’engagement maximale peut-elle être prolongée ?

    Si des retards interviennent pendant la durée d’engagement pour les raisons mentionnées au point 8c, la durée maximale d’engagement peut sur demande être prolongée d’un an au maximum.

    8e) Le taux d’occupation des collaboratrices et collaborateurs engagés dans un projet encouragé par le FNS est-il réglementé ?

    ​Un taux d’occupation minimal de 60% (calculé sur un temps plein de 100%) doit être respecté pour l’occupation des doctorant-e-s sachant que les doctorant-e-s doivent consacrer ce temps exclusivement à l’élaboration de leur thèse ("protected time"). Si le taux d’occupation est supérieur au "protected time" de 60%, les doctorant-e-s ne peuvent pas être engagés à hauteur de plus de 20% dans d’autres activités de l’institution dans le cadre du taux d’occupation financé par le FNS dépassant le "protected time". Il n’existe aucune contrainte concernant le taux d’occupation des autres collaboratrices et collaborateurs. Les requérant-e-s sont néanmoins tenus d’engager les postdoctorant-e-s à 100% lorsque ceux-ci le désirent. Les postdoctorant-e-s ne peuvent pas être engagés pour plus de 20% (calculé sur un temps plein de 100%) dans des activités de l’institution qui ne servent pas directement la qualification lorsqu’ils sont salariés par le FNS.

    8g) Existe-t-il une durée de subside maximale et celle-ci peut-elle être prolongée ?

    ​La durée de subside maximale est de quatre ans. Sur demande des bénéficiaires de subsides, le FNS peut le cas échéant prolonger la durée du subside en fonction du temps pendant lequel le salaire a continué d’être versé lors d’un congé de maternité, d’une adoption, d’une maladie, d’un accident, du service militaire ou autres services ; la prolongation ne dépasse pas un an au maximum.